Déclaration de confidentialité UbiMap

Dernière mise à jour : 18 Septembre 2019

Nous accordons la plus grande importance à la confidentialité de vos informations.

Notre déclaration de confidentialité indique quelles sont les données personnelles traitées par UbiMap, comment UbiMap les traite et dans quels buts.

UbiMap propose une application logicielle et un service rattaché à cette application, cet ensemble constitue le Service UbiMap.

Les références au Service UbiMap dans cette déclaration comprennent le service de prospection externalisée proposé par UbiMap, le sites web, l’application logicielle, les serveurs d’UbiMap.

Nous vous invitons à lire les détails spécifiques au Service dans la présente déclaration de confidentialité pour plus de précisions.

Cette déclaration s’applique aux interactions entre UbiMap et vous-même, au Service UbiMap répertorié ci-dessous, ainsi qu’à d’autres produits UbiMap entraînant l’affichage de cette déclaration.

Données personnelles que nous recueillons

UbiMap recueille des données que vous lui fournissez dans le cadre de ses interactions avec vous et à travers son Service.

Vous fournissez certaines de ces informations directement sur notre site web, notre application et lors de nos échanges (appels téléphoniques, e-mails, visio-conférences).

Les données recueillies varient selon le contexte de vos interactions avec UbiMap, les produits et les fonctionnalités que vous utilisez.

Vous pouvez décider des données que vous souhaitez partager, notamment dans l’empreinte numérique recueillie suite à l’installation de notre logiciel sur votre ordinateur. Cette empreinte numérique, basée sur le mode du déclaratif, recense des données sur votre organisation (entreprise ou administration), son environnement commercial et sa stratégie de développement.

Lorsque nous vous demandons de fournir des données personnelles, vous pouvez refuser. Toutefois, le Service UbiMap nécessite certaines données personnelles car elles nous permettent de vous offrir le Service.

Si vous choisissez de ne pas fournir les données requises qui nous permettent de vous proposer un produit, un service ou une fonctionnalité, vous ne pourrez pas utiliser le Service UbiMap dans son intégralité.

De même, si nous devons recueillir des données personnelles conformément à la loi ou pour conclure ou mener à bien un contrat avec vous, et que vous ne les fournissez pas, nous ne serons pas en mesure de conclure le contrat en question. Pour les mêmes raisons, si cela concerne un produit existant que vous utilisez, nous pouvons être amenés à suspendre ou annuler votre utilisation de ce dernier.

Si tel est le cas, nous vous préviendrons le moment venu.

Si la fourniture de données est facultative et que vous choisissez de ne pas partager vos données personnelles, vous ne pourrez pas accéder à certaines fonctionnalités qui les utilisent, comme par exemple la personnalisation qui ne fonctionnera pas pour vous.

Partage de vos données personnelles

Nous partageons vos données personnelles avec votre accord ou pour effectuer une transaction ou fournir un Service que vous avez demandé ou autorisé.

Nous partageons également des données avec les prestataires travaillant avec UbiMap, si c’est le cas, nous vous en informerons au préalable. 

Nous partageons les données lorsque cela est exigé par la loi ou pour répondre à une procédure judiciaire, pour protéger nos clients, pour protéger des vies humaines, pour maintenir la sécurité de notre Service et pour protéger les droits et la propriété d’UbiMap et de ses clients.

Accéder et contrôler vos données personnelles

Vous pouvez également faire des choix quant à la collecte et à l’utilisation de vos données par UbiMap.

Vous pouvez contrôler vos données personnelles obtenues par UbiMap et exercer vos droits en matière de protection des données, en contactant UbiMap ou en utilisant les différents outils que nous proposons, à travers l’email abuse@ubimap.fr ou via le live chat disponible sur notre site web ou inclus dans notre logiciel.

Dans certains cas, vos possibilités d’accéder à ou de contrôler vos données personnelles seront limitées, dans la mesure où la loi applicable l’exige ou le permet.

La manière dont vous accédez à vos données personnelles ou dont vous les contrôlez dépend également des produits UbiMap que vous utilisez.

Vous pouvez choisir de recevoir ou non des courriers électroniques promotionnels, des messages SMS, des appels téléphoniques de la part d’UbiMap.

Certaines données personnelles traitées par UbiMap ne sont pas accessibles ou ne peuvent pas être contrôlées via les moyens listés ci-dessus.

Si vous souhaitez accéder à et contrôler des données personnelles traitées par UbiMap qui ne sont pas disponibles via les moyens ci-dessus ou directement par le Service UbiMap que vous utilisez, vous pouvez toujours contacter UbiMap en utilisant notre formulaire de contact disponible sur le site web: https://ubimap.fr/contact/

Service UbiMap fourni par votre organisation

Ceci est un avis destiné aux utilisateurs finaux de notre Service.

Si vous utilisez le Service UbiMap ou une adresse e-mail ou tout autre moyen d’authentification pour accéder au Service UbiMap et que ce Service ou cette adresse e-mail ou le moyen d’authentification a été fourni(e) par une organisation à laquelle vous êtes affilié, comme un employeur ou une administration, cette organisation peut demander à UbiMap:

  • Contrôler et administrer votre produit et votre compte UbiMap, y compris contrôler les paramètres relatifs à la confidentialité du produit ou du compte.
  • Accéder à vos données et les traiter, notamment les données d’interaction, les données de performance et à vos comptes UbiMap.

Si vous perdez l’accès à votre compte professionnel (par exemple en cas de changement de poste), vous risquez de perdre l’accès au Service et au contenu associé à ce Service.

L’ensemble du Service d’UbiMap est conçu pour être utilisés par des organisations, telles que des entreprises ou des administrations.

Si votre organisation vous permet d’accéder au Service UbiMap, votre utilisation de ce Service est soumise aux politiques de votre organisation, le cas échéant.

Vous devez envoyer vos demandes concernant la confidentialité, notamment les demandes pour exercer vos droits en matière de protection des données, à l’administrateur de votre organisation.

Lorsque vous interagissez via les réseaux sociaux à travers le Service UbiMap, d’autres utilisateurs de ces réseaux peuvent voir une partie de votre activité.

Pour en savoir plus sur les fonctions sociales et autres fonctionnalités du Service UbiMap, consultez le tutoriel ou l’aide relative au logiciel UbiMap.

UbiMap n’est pas responsable des politiques ou des pratiques de confidentialité ou de sécurité de nos clients, qui peuvent différer de celles stipulées dans cette déclaration de confidentialité.

Votre compte UbiMap

Via un compte UbiMap que vous aurez créé lors de votre inscription sur notre site web ou suite au téléchargement de notre logiciel ou via l’inscription de l’organisation à laquelle vous êtes affilié, vous pouvez vous connecter Service UbiMap. L’accès aux services de partenaires intégrés au logiciel d’UbiMap nécessite une inscription auprès de ces-dits partenaires.

Les données personnelles associées à votre compte UbiMap comprennent des identifiants, un nom et des coordonnées, les données de paiement, les données sur l’appareil et l’utilisation, des informations liées à l’organisation à laquelle vous êtes affilié. Grâce à la technologie de SSO (single sign on), la connexion à votre compte UbiMap permet de bénéficier d’une expérience cohérente dans tous les produits proposés par UbiMap, d’utiliser le stockage des données dans le cloud privé d’UbiMap, d’effectuer des paiements à l’aide des instruments de paiement (fournis par Stripe, https://stripe.com) enregistrés sur votre compte UbiMap et d’activer des fonctionnalités complémentaires proposées par UbiMap.

Il n’existe qu’un seul type de compte UbiMap :

  • Lorsque vous ou votre organisation (par exemple, un employeur ou une administration) créez votre compte UbiMap lié à l’adresse e-mail qui vous a été fournie par cette organisation, nous appelons ce compte un compte professionnel.

L’accès à votre compte UbiMap permettant de bénéficier de tout ou partie du Service UbiMap est protégé grâce au chiffrement SSL/TLS et à la technologie de SSO (single sign on) fournie par notre partenaire technique Auth0 (https://auth0.com).

Focus du Service UbiMap

UbiMap ne fournit que des produits et des logiciels principalement conçus et proposés pour être utilisés par les entreprises ou administrations et leurs collaborateurs ou affiliés.

Il s’agit notamment :

  • Services cloud permettant de sauvegarder les données liées au compte UbiMap ainsi que les paramètres liés à la licence d’exploitation du logiciel UbiMap
  • Autres services destinés aux entreprises, tels que le service de génération de factures et le CRM SuiteCRM généré automatiquement pour le Client d’UbiMap
  • Le service de prospection automatique ou semi-automatisé proposé par UbiMap
  • Les services de science des données, ou les services visant à compléter les fonctionnalités existantes .
  • En cas de conflit entre cette déclaration de confidentialité d’UbiMap et les termes de tout contrat signé entre un Client et UbiMap concernant l’accès et l’exploitation des produits, les termes de ce contrat prévaudront.

Vous pouvez également en savoir plus sur les fonctionnalités et les paramètres de nos produits, notamment sur les choix qui ont des conséquences sur la protection de vos données personnelles ou celles de vos utilisateurs finaux, dans les conditions d’utilisation (CGU) s’affichant au 1er démarrage du logiciel UbiMap ou présentes dans les contrats UbiMap.

Si l’un des termes ci-dessous n’est pas défini dans cette déclaration de confidentialité, les définitions ci-dessous y figurent.

Généralités:

Lorsqu’un client essaye un produit UbiMap, qu’il l’achète, qu’il l’utilise ou qu’il s’y abonne, ou lorsqu’il bénéficie d’une assistance ou de services liés à ce produit, UbiMap recueille des données en vue de fournir le service, de fournir la meilleure expérience pour nos produits, d’effectuer nos activités et de communiquer avec le client.

Exemple :

  • Lorsqu’un client contacte un commercial UbiMap, nous recueillons son nom, ses coordonnées et des informations sur son organisation (recensées dans l’empreinte web) pour assurer le bon déroulement de la communication et le bon fonctionnement du Service
  • Lorsqu’un client interagit avec un collaborateur du support UbiMap, nous recueillons des données sur l’appareil ou l’utilisation ou des rapports d’erreur pour diagnostiquer et résoudre des problèmes techniques
  • Lorsqu’un client achète des produits, nous recueillons des données de contact et de paiement pour traiter le paiement.
  • Lorsque UbiMap envoie des communications à un client, nous utilisons des données pour personnaliser le contenu des communications.
  • Lorsqu’un client contacte UbiMap, nous recueillons le nom et les coordonnées du point de contact désigné du client et utilisons les informations fournies par le client pour accomplir les services demandés par celui-ci.

UbiMap et la RGPD

Le logiciel UbiMap (installé sur l’ordinateur du Client d’UbiMap ou disponible à travers une instance Cloud UbiMap) est un processeur qui effectue un traitement de données sur demande du contrôleur, l’utilisateur de la solution UbiMap.

Est-ce légal de sourcer des prospects ou des candidats ?

Lorsqu’une organisation (entreprise ou administration) ou un collaborateur affilié à cette organisation, recherche activement sur Internet ou autre sources de données (cette action s’appelant sourcing), des candidats ou des prospects passifs, elle effectue un traitement de données personnelles.

Pour effectuer ce traitement en conformité, l’organisation doit suivre les recommandations de la RGPD.

Les bases de la RGPD

Si votre organisation cherche des prospects ou recrute des candidats et que les données que vous traitez se font dans un but spécifique, explicite et légitime, votre organisation est en accord avec la RGPD.
Puisque la prospection commerciale et le recrutement sont considérées comme une activité légitime liée à votre organisation, vous n’avez pas besoin du consentement explicite tant que vous suivez les recommandations précédemment citées.
Toutefois, il faut noter que ceci ne s’applique qu’en environnement professionnel et ne comportant pas d’informations sensibles pouvant nuire à l’individu sourcé.

Notifications – Transparence

La RGPD indique que vous devez contacter l’individu « sous une période raisonnable après avoir effectué le traitement des données personnelles», l’idéal étant sous un mois, vous devrez notifier l’individu que votre organisation a effectué ou effectue le traitement de ses données personnelles et en donner les détails.

Contrôle

L’organisation ou un collaborateur affilié à cette organisation, qui traite les données personnelles, doit mettre en place un mécanisme permettant à l’individu sourcé d’avoir accès à ses données traitées, les corriger et en demander la suppression.

Avertissement

Le logiciel UbiMap (installé sur l’ordinateur du Client d’UbiMap ou disponible à travers une instance Cloud UbiMap) est capable de parcourir les données présentes sur les sources Web visitées par le Client d’UbiMap et d’analyser le rapprochement avec les données contenues dans l’empreinte et renseignées par le Client d’UbiMap.

Certaines conditions d’utilisation (CGU) présentes sur des sources web accessibles et consultées par l’utilisateur du logiciel UbiMap interdisent l’analyse, l’extraction, la réutilisation, la modification, l’interaction, de manière automatique ou non.

Pour ne pas subir d’interruption ou d’interdiction d’accès aux sources web qui contiennent ce type de CGU, l’utilisateur d’UbiMap doit se mettre en conformité avec ces CGU et désactiver partiellement ou totalement l’exécution du logiciel. Cette manipulation est possible dans les paramètres disponibles du logiciel UbiMap.

UbiMap ne saurait endosser la responsabilité liée à l’interruption, l’interdiction d’accès, ni toutes autres déconvenues, si l’utilisateur d’UbiMap n’a pas fait le nécessaire pour respecter les CGU de ces sources web.